Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• поздравительное письмо;
• информационное письмо;
• и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Образец инициативного коммерческого письма

Информационные - создаются для того, чтобы донести некую информацию. 2. Рекламные - создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

2. Письма-ответы. По признаку адресата 1. Обычные - как правило, направленные только одному получателю. 2. Циркулярные - те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

Инфо

По форме отправления 1. Электронные письма - применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. 2. Традиционные почтовые отправления - документы, имеющие юридическую силу.

Примеры: оферта, договор, рекламация. По композиции 1.

Письмо

Внимание

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.

Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Оформляем письма по госту

Письмо Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем:

• инструктивные;
• сопроводительные;
• информационные;
• гарантийные;
• рекламные;
• претензионные;
• арбитражные;
• письма-подтверждения;
• письма-напоминания;
• письма-извещения;
• письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.

Служебное письмо (образец)

Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой. Справка При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

• степень знакомства и характер отношений с адресатом;
• общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
• ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
• этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец: Оформление писем по ГОСТу Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста.

Виды деловой переписки — файл n1.docx

Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Инициативные письма пример

Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров. 2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя. 4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц. 5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости). 5.3. Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы. 5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

По ϲʙᴏему объему текст письматрадиционно не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем ϲʙᴏдитсятрадиционно к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.

Практика переписки выработала несколько общих правил, кᴏᴛᴏᴩых крайне важно придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Отметим, что текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писемтрадиционно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.

Инициативные письма примеры

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

• Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
• Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
• В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
• В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
• Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
• Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка. Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Деловое письмо отражает имидж компании.

Презентация - Деловая переписка (Реферат)

Контрольная работа - Правила деловой переписки (Лабораторная работа)

Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо (Документ)

Презентация - Деловая беседа (Реферат)

Контрольная работа - Этикет делового письма (Лабораторная работа)

Контрольная работа - Азбука делового этикета (Лабораторная работа)

Презентация -Этикет в ходе деловой беседы (Реферат)

Реферат - Одежда деловых женщин (Реферат)

Реферат - Документы дипломатической переписки (Реферат)

Реферат - Документационное обеспечение делового общения (Реферат)

Зайцев Г.Г., Черкасская Г.В. Управление деловой карьерой (Документ)

n1.docx

Инициативное письмо - письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

При развертывании работ по реставрации исторических ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью … кв.м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

115422, Москва,

ул. Зеленая, д.5, кв.38

Иванкину М.П.

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива Н.К. Крымкина

Письмо - запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой.

Касательно: альбома образцов

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 2000… г.

С уважением

Экспортлен (подпись).

Языковые конструкции деловых писем.

1. 
   Заголовок к тексту:

1. 
   Выражение благодарности
   
2. 
   Выражения, объясняющие мотивы
   1. 
      В порядке оказания технической помощи…
   2. 
      В связи с тяжелым положением…
   3. 
      В целях усиления охраны государственного имущества…
   4. 
      В ответ на Вашу просьбу…
   5. 
      В подтверждение нашей договоренности…
   6. 
      Ссылаясь на + сущ. в В.п. (… Вашу телеграмму от 13 июля, заказываем 6000 т пшеницы)
   7. 
      На основании + сущ. в Р.п. (…Торгового соглашения между Россией и Германией…)
   8. 
      В ответ на + сущ. в В.п. (…Ваш запрос от 20 января с.г. предлагаем Вам

СТИЛЬ ИЗЛОЖЕНИЯ:

1. 
   простые короткие предложения.
2. 
   устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.
3. 
   употребление терминов в общепринятом, однообразном толковании.
4. 
   прямой порядок слов в предложении (подлежащее+сказуемое; определение+определяемое слово; вводные слова находятся в начале предложения).
5. 
   не применять устаревшие слова и выражения, местные диалекты.
6. 
   избегать тавтологии и повторов.
7. 
   избегать неоправданного употребления иностранных слов.
8. 
   использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается») , либо в повелительном («согласовать») наклонении.

СТИЛИСТИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПИСЬМА

1. 
   изложение письма должно быть в спокойном, ровном тоне.
2. 
   не стоит торопить адресат такими выражениями «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно короткие сроки». Лучше указать конкретные сроки «Прошу ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
3. 
   Надо быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективны при изложении фактов, конкретным в выводах.
4. 
   Не следует содержанием или подтекстом документа навязывать ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру».
5. 
   Не следует намекать на невнимательность получателя, вводя заключительную формулировку «Предлагаю внимательно изучить…»
6. 
   если извещаете о невозможности выполнения поручения или просьбы, не начинайте с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению этого вопроса можно вернуться.
7. 
   ссылка (к месту) на определенные требования руководящих документов придает письму вес.
8. 
   письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (особенно денежные и кадровые документы), безупречным по содержанию и исполнению.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

СТРУКТУРНЫЕ

1. 
   Вновь созданный документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный (зачем составлять письмо, удостоверяющее личность сотрудника в служебной командировке, если есть командировочное удостоверение).
2. 
   неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей.
3. 
   не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.
4. 
   не обязательно указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, т.к. это указано на бланке или штампе.

СИНТАКСИЧЕСКИЕ

1. 
   нарушение специфики употребления деепричастных оборотов . Деепричастный оборот (ДО) служит средством передачи действия, происходящего одновременно или до другого действия.
   1. 
      Через ДО можно передать внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает…»
   2. 
      Можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного решения «Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…», «Руководствуясь…»
2. 
   незнание структуры сложного предложения.
   1. 
      Наиболее употребительны сложные предложения с союзами и союзными словами что, который, если, вследствие того…что, при условии чтобы, где, как.
   2. 
      Избегать сложноподчиненные предложения с однотипными придаточными, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами.
   3. 
      Придаточные предложения можно заменить синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
3. 
   неправильное использование предлогов.
   1. 
      Неправильное использование предлога О «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы» (правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы »).
   2. 
      Не различают случаи, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно:»На наше предприятие…»)
4. 
   неправильный падеж.
   1. 
      Существительное в Р.п.
      
   2. 
      Существительное РУКОВОДСТВО употребляется с Т.п., а не с Р.п. «Руководство производственной практикой осуществляется специалистами предприятия».

Система госфинансирования со стороны выглядит дремучим лесом, в котором легко заблудиться, а ещё проще - сломать себе что-нибудь. Однако периодически из этого «леса» выходят люди, нагруженные государственными деньгами. Значит, это вполне посильная задача. И ученые, то есть, по определению умные люди, вполне способны ее решить. Только надо знать, что и когда делать.

Для начала не стоит ждать, пока министерство образования и науки начнет объявлять конкурсы. Скорее всего, они пойдут по тематике, которая лежит вне ваших интересов. Или сами задания, заложенные в этих конкурсах, окажутся для Вас невыполнимыми. Поэтому такое ожидание бессмысленно. В основном, потому, что главная работа по получению государственных денег на научные разработки идет на более ранней стадии, на которой подаются предложения по формированию тематики и объемам финансирования.

Ученые много раз говорили, что чиновники не знают, что важнее для страны, какая наука в большем приоритете, какое исследование стоит развивать, а какое - нет. Самое интересное, что чиновники с этим и не спорят. И говорят, что инициативные предложения по формированию тематики как раз и решают этот вопрос. Ведь подают их сами ученые, а оценивают важность и актуальность - другие ученые. Министерство же соглашается с мнением экспертов и выделяет деньги.

Как заполнить заявку

Самое главное в заполнении инициативного предложения - помнить, что это тоже работа. Причем, работа, которой ученых никто специально не обучает. Почему – это тема для отдельного разговора. Главное, что в данной ситуации за минуту это не исправишь. Поэтому имеет смысл либо нанять человека, который умеет заполнять бумажки, либо сесть и по-настоящему разобраться самому. Подробные инструкции, хоть и написанные не самым доступным языком, есть на сайте дирекции научно-технических программ. Более того, многие организации, которые следят за правильностью исполнения контрактов (их называют организации-мониторы), выпускают свои методички по заполнению соответствующих документов. Часть из них собрана в нашей системе. И мы продолжим собирать их в одном месте. Кроме того, параллельно постараемся изложить то же самое доступным языком. Правда, простыми словами можно объяснить лишь общую картину. Начиная с какого-то момента все равно придется обращаться к дирекционным инструкциям. Потому что если какое-то поле надо заполнить так, а не иначе, то по другому уже и не скажешь.

Заполняя инициативное предложение (и в последующем сдавая отчеты), стоит помнить о нескольких важных моментах.

Во всех документах одна и та же часть работы или деталь, например, должна называться одинаково. Чиновники синонимов не понимают. И если вы в одной части назовете свою молекулу пи-комплексом, а в другой - кластером, будьте уверены - предложение не пройдет. То же самое касается портала, который назвали системой.

Если в правилах по оформлению предложения написано, что что-то должно находиться там-то и там-то, будьте уверены - больше там ничего находиться не может. Зато все, что перечислено, должно там находиться обязательно. И именно в том месте, где указано. В конце концов, вы же не льёте воду в кислоту, правильно? Поэтому не заставляйте других людей корпеть над формой вашей заявки, дайте им возможность подумать над её содержанием.

Но главное - продумайте всю предстоящую работу от начала и до конца. Если ваше предложение пройдет, и затем вы получите деньги на свою работу, то все, что не попало в условия контракта, вам придется делать «за свои». Помочь все продумать помогут и технико-экономическое обоснование, и техническое задание, и календарный план. И, самое главное, - пояснительная записка, в которой вы должны популярным языком объяснить, что вы собираетесь делать и зачем.

Инициативное предложение - не просто брошенная свысока мысль из серии «Надо в Арктике бананы синие выращивать», а очень четкий бизнес-план. Он состоит, напомним, из следующих элементов:

• Пояснительная записка
• Техническое задание
• Технико-экономическое обоснование
• Календарный план

Все вместе они создают полное впечатление о проекте, которое при новой системе финансирования (без пресловутого ФЗ-94) фактически дает огромное преимущество при последующем конкурсе автору предложения.

Из чего состоит инициативное предложение по формированию тематики

Одна из основных организаций-мониторов, долгое время сотрудничающая с министерством образования и науки и с дирекцией НТП, разъяснила, что должен содержать каждый из документов.

Пояснительная записка (ПЗ) должна содержать основные сведения об организации-инициаторе, а также подробное обоснование заявляемой темы исследований. Предусмотренные в пояснительной записке разделы должны иметь детальное обоснование и описание:

1) Почему необходимо заказывать выполнение данного проекта:

Актуальность проекта;

Описание решаемых проблем, поставленной задачи и предлагаемых подходов к её решению;

Краткая характеристика работы;

Характеристика ожидаемого народно-хозяйственного результата

2) Какой научно-технический результат должен быть получен в итоге выполнения работ по проекту:

Описание планируемых результатов;

Описание потенциальных потребителей научного результата;

3) Какие организации могут участвовать в конкурсе на выполнение данного проекта

4) Выполнение индикаторов и показателей программного мероприятия Программы в рамках данного проекта

5) Оценка сроков выполнения данного проекта в полном объёме

6) Оценка стоимости проекта и объемов финансирования:

Объем средств федерального бюджета;

Объем средств из внебюджетных источников.

Техническое задание (ТЗ) - исходный документ для проведения научно-исследовательских работ (НИР). ТЗ содержит основные технические требования, предъявляемые к результату работы, и исходные данные для разработки; в ТЗ указываются назначение результата, область его применения, стадии разработки документации, её состав, сроки исполнения и т. д., а также особые требования, обусловленные спецификой самого результата либо условиями его эксплуатации.

Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - анализы, расчеты, оценки экономической целесообразности осуществления предлагаемого проекта создания нового технического объекта, модернизации и реконструкции существующих объектов. Основано на сопоставительной оценке затрат и результатов, установлении эффективности использования.

ТЭО должно содержать:

1. Обоснование объема и сроков выполнения работ

2. Оценку стоимости работы и обоснование объемов финансирования, в том числе:

• Обоснование стоимости выполнения работ за счет средств федерального бюджета
• Обоснование объемов и возможности привлечения внебюджетных средств

Проект календарного плана работ по предполагаемым НИОКР с указанием этапов, содержания, сроков и стоимости планируемых работ должен стать результирующим документом, разрабатываемым и представляемым инициатором на основе обоснований, приведенных в предыдущих частях предложения. Проект календарного плана должен впоследствии стать основой для формирования конкурсной документации и составной частью государственного контракта.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например:

Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.

Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.

ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

Например:

Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.

О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.

ПИСЬМО-ОТВЕТ

Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.