Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Бухгалтерский учет

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

Бухгалтерский учет

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы - запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

Бухгалтерский учет

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• - под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• - под отчет на командировочные расходы;
• - в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

При выдаче денежных средств организация обязана:

• · определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• · получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• · выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета по ранее выданным авансам;
• · запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть ему возмещены).

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы.

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• § покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• § осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• § подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• § участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• § другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения.

Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

• o служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, - водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов;
• o поездки работников, выполняющих работы по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

• Ш Расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы,- 12 руб. в сутки;
• Ш Расходов на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
• Ш Расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)- в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;
• Ш Иных расходов, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

В командировку может быть направлен только штатный работник предприятия, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.

Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников).

На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы. Счет 71-активно-пассивный, сальдовый, расчетный. При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т 71 К-т 50. На оплату расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. При командировках по России аванс выдается в рублях.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ране выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в, положении об особенностях направления работников в служебные командировки согласно которой:

ь для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

ь наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

ь командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

ь фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

ь днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

ь перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

ь организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

ь по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

ь цель командировки;

ь кто направляется в командировку;

ь место командировки;

ь срок командировки;

ь какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

ь порядок оформления командировки;

ь порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• · по найму жилого помещения;
• · по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• · по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы и размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• · по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• · по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• · по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• · суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
• · по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Сотруднику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения. Также сотруднику нужно возместить расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие затраты оплачивают в пределах 50 процентов от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по его обслуживанию в баре, ресторане, или номере и расходов на пользование «рекреационно-оздоровительными объектами» (например, бассейном, сауной, тренажерным залом). Такие расходы работнику не оплачивают.

Сумму расходов на проживание командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом на пенсионное страхование и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумму НДС по расходам, связанным с наймом помещения, принимают к вычету. Работник должен представить в бухгалтерию счет-фактуру и документы, подтверждающие оплату жилья (квитанцию к приходно-кассовому ордеру или бланк строгой отчетности).

К расходам по проезду относят:

ь стоимость билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд);

ь оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

ь оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

ь стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

ь сумму платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумму расходов по проезду командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом по пенсионному страхованию и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумму НДС по расходам, связанным с проездом, принимают к вычету (при наличии проездных документов, в которых НДС выделен отдельной строкой).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Таким образом, НК РФ предоставляет возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без каких-либо ограничений.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути. Количество командировок не ограничено.

По возвращению из командировки работник обязан в течении трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем предприятия.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная в сумме - 100 руб. Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути. Единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суточных не взимаются.

Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы, на расходы по командировкам, на приобретение горюче-смазочных материалов, лицам, пользующимся автомобильным транспортом для служебных поездок. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Выдача денежных средств в подотчет оформляется расходными кассовыми ордерами.

В начале года издается приказ руководителя об утверждении списка лиц, имеющих право на получение сумм под отчет, в котором оговариваются размер выдаваемых сумм, сроки на которые они выдаются. С работниками которые включены в список, должны быть заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

Основанием для выдачи подотчетных сумм является заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя организации. Выдача наличных денег в подотчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача наличных в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции.

Под хозяйственными нуждами понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта.

Расходы на хозяйственные нужды можно учесть по двум основаниям:

• - пп.2 п.1 ст.254 НК как материальные расходы;
• - пп.7 п.1 ст.264 НК как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

В этом случае налогоплательщик решает сам, к какой группе он отнесет такие затраты (п.4 ст.252 НК).

Хозяйственные товары относятся к материально-производственным запасам и принимаются на учет по фактической себестоимости (в сумме фактических затрат на их приобретение) согласно п.2,5,6 ПБУ 5/01. Они учитываются на счете 10 «Материалы» согласно Плану счетов:

Дебет 10 - Кредит 60 - поступили хозтовары от поставщика

Дебет 10 - Кредит 71 - хозтовары приобретены за счет подотчетных сумм

Стоимость затрат на хозтовары относится к расходам по обычным видам деятельности (п.5, п.7 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счетов затрат 20, 23, 25, 26, 44.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Вывод по главе 1

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу.

необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы - в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы - на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка - это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

• днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
• расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
• суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. - в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи .

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

• дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
• кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю - такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
по дебету со счетами		по кредиту со счетами
Наименование операции	Корр. счет	Наименование операции	Корр. счет
Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм		Приобретение материальных ценностей, товара
		Потрачены средства на издержки, хознужды	20, 23, 25, 26, 44
		НДС по купленным ТМЦ
		Возврат остатка подотчетных денег
		Произошла просрочка возврата подотчетных сумм

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.

Итоги

Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.

Операции по подотчетным суммам

Алгоритм операций по подотчетным суммам следующий:

интернет-биржа студенческих работ">

Рисунок 1. Алгоритм операций по подотчетным суммам. Автор24 - интернет -биржа студенческих работ

Денежные средства из кассы выдаются под отчет сотрудникам предприятия, которые в последующем обязаны представить отчет об израсходованных суммах, с приложением подтверждающих расходы документов.

Сотрудники, которые получают денежные средства под отчет - подотчетные лица. Подотчетные суммы выдаются в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Основанием для выдачи работникам подотчетных сумм служат приказы руководителя предприятия.

Подотчетные суммы могут выдаваться сотрудникам в размере и на срок, определяемый руководителем предприятия. Лица, которые получили наличные денежные средства под отчет, должны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерскую службу предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличности под отчет может быть произведена при условии полного отчета подотчетного лица по авансу выданному ему ранее. Передача выданных под отчет денежных средств между двумя лицами запрещается.

Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (РКО), с указанием целевого назначения подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на цели не указанные не допускается.

После истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательные документы, подтверждающие целевое расходование денег.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтером и требует утверждения руководителем предприятия.

На основании авансового отчета, бухгалтер осуществляет списание с подотчетного лица, фактически израсходованных денежных средств. Не израсходованные подотчетным лицом денежные средств должны быть возвращены в кассу предприятия. Данная операция оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).

Если сотрудник истратил сумму, больше полученного аванса, образуется перерасход, и работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и авансом.

Учета расчетов с подотчетными лицами

Учет взаиморасчетов с подотчётными лицами ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивном. При этом выдача подотчетных сумм отражается по дебету 71 счета в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на сумму израсходованных сумм, кредитуется в корреспонденции с затратными счетами и счетами учета ТМЦ, а также иными счетами в зависимости от типа произведенных расходов. Первичные документы, подтверждающие расходы, представлены в таблице:

Рисунок 3. Расчеты с подотчетными лицами. Автор24 - интернет-биржа студенческих работ

Подотчетные суммы, которые не были возвращенные сотрудниками в определенные сроки, списываются с кредита 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сотрудник отказывается в установленный срок возвратить остаток неизрасходованных подотчетных средств, администрация предприятия имеет право произвести удержание из заработной платы работника.

Не возвращенные подотчетные суммы, если их можно сразу же удержать из заработной платы работника, списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Если не возвращенные в оговоренный срок подотчетные средства невозможно сразу же удержать из заработной платы сотрудника, то они списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», на субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». И только после удержания из заработной платы, делается запись по дебету 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту 73 счета.

Замечание 2

Чаще всего подотчетные суммы выдаются при направлении его в командировку на оплату расходов связанных с проездом, наймом жилого помещения и прочих расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, так называемые суточные.

После возвращения из командировки в компанию, работник должен составить авансовый отчет по унифицированной форме № А01и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет необходимо составить не позднее трех рабочих дней со дня возвращения сотрудника из командировки

Оплата или возмещение расходов сотрудника в иностранной валюте, обусловленных командировкой за границу РФ, включая аванс в иностранной валюте и погашение не израсходованного аванса в валюте, осуществляются согласно закону «О валютном регулировании и валютном контроле». Выдача иностранной валюты сотруднику на командировочные расходы отражается по кредиту 50 счета «Касса», субсчета 50.4 «Касса в иностранной валюте» и дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами».

Предприятие должно проводить инвентаризацию выданных подотчетных сумм. В процессе ревизионной инспекции проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам и их целевое исполь-зование, суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.

Подотчетные суммы могут быть предназначены:

• для осуществления хозяйственных или административных расходов, которые обусловлены производственными потребностями;
• для командировки.

Все подотчетные лица должны придерживаться предельных сроков для возврата неиспользованных средств и составления отчета по произведенным расходным операциям.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.

Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:

• Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
• Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
• Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

• 10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
• 20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
• 23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
• 25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
• 26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
• 41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
• 44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
• 91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.

Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета. Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94. В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.

Пример

Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:

• Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
• Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
• Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).

Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:

• Д71 – К50 на сумму 4000 – выдан аванс подотчетных средств;
• Д26 – К71 – утвержден авансовый отчет в сумме 4450 рублей;
• Д71 – К51 – сотруднику произведено возмещение средств в сумме 450 рублей.